Im Rahmen eines konzernweiten Projekts bei einem globalen Konsumgüterunternehmen wurde eine AI Governance über die gesamte Organisation, ihre Prozesse und die technische Umgebung etabliert. Ziel war die Stabilisierung des AI Risk Managements als integraler Bestandteil des bestehenden Demand- und Portfolio-Prozesses sowie die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen aus dem EU AI Act. Das Projekt umfasste die technische Koordination des laufenden AI Risk Assessments, die methodische und datentechnische Weiterentwicklung des Assessments sowie die Auswahl einer geeigneten AI Governance-Plattform über einen strukturierten RFP-Prozess.

Die technische Koordination erstreckte sich über den gesamten End-to-End-Prozess: Abstimmung mit AI Responsibles, Legal-Teams, regionalen Einheiten (u. a. APAC, NA), Einkauf und Projektorganisation. Parallel wurde das bestehende AI Assessment methodisch überarbeitet und die bisher Excel-basierte Lösung in ein strukturiertes Datenmodell überführt, das als Grundlage für das zukünftige Tool dient. Auf dieser Basis entstand ein Power BI-Reporting für das AI Sounding Board und die AI Responsibles sowie ein KI-Chatbot in Microsoft Copilot, der Anfragen rund um das AI Assessment automatisiert beantwortet und die Community entlastet.

Im Rahmen der RFP-Phase wurden die technischen, funktionalen und sicherheitsbezogenen Anforderungen an eine AI Governance-Plattform erarbeitet und die legalen Implikationen des EU AI Act in technische Requirements übersetzt. Dazu gehörten die Erstellung des RFP-Briefing-Dokuments gemäß interner Einkaufsmethodik, der Aufbau von Longlist und Shortlist möglicher Anbieter, die Organisation und Moderation der RFI- und RFP-Meetings sowie der Q&A-Sessions mit den Vendoren, die Konsolidierung der Antworten und die Erstellung der finalen Entscheidungsvorlage. Die Verantwortung für die technische Projektkoordination, das Controlling des AI Risk Assessments, die Datenarchitektur sowie die Beratung in der RFP-Phase lag bei mir.