Auswahl und Einführung einer IT-Anwendung

Die Auswahl und Einführung einer neuen Standardsoftware ist für viele Unternehmen ein seltenes, aber strategisch hoch relevantes Vorhaben. Entscheidungen, die in dieser Phase getroffen werden, wirken oft über Jahre – auf Prozesse, Kosten, IT-Architektur, Compliance und die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden. Umso wichtiger ist es, diesen Prozess nicht isoliert oder rein technisch zu betrachten, sondern methodisch sauber und ganzheitlichdurchzuführen.

In der Praxis zeigt sich, dass Softwareprojekte weniger an der Lösung selbst scheitern, sondern an unklaren Anforderungen, ungeeigneten Auswahlverfahren oder fehlender Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT und Management. Hinzu kommt, dass die Anforderungen an den Auswahlprozess stark vom Umfeld abhängen: Ob es sich um eine öffentliche oder nicht-öffentliche Ausschreibung handelt, ob regulatorische Vorgaben zu berücksichtigen sind oder wie groß und komplex die Organisation ist – all dies beeinflusst, welche Schritte erforderlich sind und wie tief diese ausgestaltet werden müssen.

Best Practices für den Auswahlprozess neuer Standardsoftware

Markt- und Prozessanalyse

Der Prozess beginnt mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse, IT-Landschaft und fachlichen Anforderungen. In dieser Phase werden die Bedürfnisse aller relevanten Fachbereiche und Stakeholder aufgenommen, um ein umfassendes Verständnis der Anforderungen zu erlangen. Auf dieser Basis wird die Grundlage für einen belastbaren Kriterienkatalog geschaffen, der sowohl fachliche als auch technische Aspekte berücksichtigt und die spätere Entscheidungsfindung transparent macht. Ergänzend kann ein Screening des Marktes durchgeführt werden, um vorhandene Anwendungen zu identifizieren, die potenziell interessant für das Unternehmen sein könnten. Dieser Schritt ist jedoch nicht in allen Auswahlverfahren möglich oder zulässig: Bei öffentlichen Ausschreibungen oder formalen Vergabeverfahren darf im Vorfeld häufig kein Kontakt zu Anbietern aufgenommen werden, und die Liste der Anbieter darf nicht eingeschränkt werden.

Longlist und Anforderungsfragebogen

Jeder Anbieter wird auf Basis eines standardisierten Anforderungsfragebogens bewertet, der Aspekte wie Funktionalität, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit, Kostenstruktur, Benutzerfreundlichkeit und strategische Passung abbildet. Die Liste kann dabei entweder direkt an die Anbieter versendet oder neutral über ein Portal veröffentlicht werden. Bereits in dieser Phase erfolgt eine erste gewichtete Bewertung der Anforderungen, um die wichtigsten Entscheidungskriterien klar zu priorisieren. Es ist entscheidend, die Gewichtung der einzelnen Fragen sorgfältig zu modellieren und gleichzeitig K.O.-Kriterien zu definieren. Bei K.O.-Kriterien ist es essenziell, die Anforderungen so zu gestalten, dass nur wirklich notwendige Bedingungen festgelegt werden, um unnötige Ausschlüsse zu vermeiden. Andernfalls könnten Anbieter unnötig ausgeschlossen werden, was insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen schwer korrigierbar und potenziell fatal für den Vergabeprozess sein kann.

Shortlist und Anbieterpräsentationen

Aus der Longlist wird eine Shortlist erstellt, die die vielversprechendsten Lösungen umfasst. Die Anbieter werden zu praxisnahen Präsentationen eingeladen, in denen die Software-Funktionalitäten demonstriert werden. Jede Präsentation wird anhand des Kriterienkatalogs bewertet, und die Ergebnisse fließen in die gewichtete Gesamtbewertung ein. Optional kann eine Proof-of-Concept-Phase zur Validierung kritischer Funktionen durchgeführt werden.

Preis- und Vertragsverhandlung

Nach Auswahl der favorisierten Lösung wird die Preisgestaltung geprüft und Vertragsverhandlungen geführt. Dabei werden Kosten, Service-Level-Agreements, Support-Optionen und vertragliche Sicherheiten berücksichtigt, um eine wirtschaftlich und rechtlich solide Basis für die Einführung zu schaffen.

Integrationsphase

Nach Abschluss der Anbieter- und Vertragsauswahl beginnt die Integrationsphase, in der die ausgewählte Standardsoftware technisch und organisatorisch in die bestehende IT-Landschaft eingebunden wird. Zunächst werden Schnittstellen zu bestehenden Systemen definiert und implementiert, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Parallel erfolgt die Datenmigration aus Altsystemen unter besonderer Berücksichtigung von Datenqualität, Konsistenz und Compliance-Anforderungen. Auch die Anpassung von Prozessen und Workflows an die neue Software gehört zu dieser Phase, ebenso wie die Einbindung von Drittanwendungen und die Sicherstellung der Systemstabilität. Während der Integrationsphase werden Testläufe, Pilotprojekte und stufenweise Rollouts geplant, um Risiken frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT und externen Dienstleistern ist entscheidend, um die technische Funktionsfähigkeit, organisatorische Akzeptanz und regulatorische Compliance sicherzustellen.

Testphase

Nach der Integration beginnt die Testphase, in der die Software umfassend auf Funktionalität, Performance und Sicherheit geprüft wird. Dazu gehören Systemtests, Schnittstellentests, Lasttests sowie die Prüfung der zentralen Geschäftsprozesse. Zusätzlich werden Benutzerakzeptanztests (UAT) durchgeführt, bei denen Mitarbeitende aus den Fachbereichen die Software unter realen Bedingungen testen. Auf Basis der Testergebnisse werden erforderliche Anpassungen implementiert, um die Stabilität und Funktionsfähigkeit der Software sicherzustellen. Ziel der Testphase ist es, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und die Einsatzbereitschaft der Software für den produktiven Betrieb zu gewährleisten.

Enablement

Parallel oder unmittelbar nach Abschluss der Tests beginnt das Enablement der Mitarbeitenden. Diese Phase umfasst Schulungen, Trainingsmaterialien, Handbücher und begleitende Dokumentationen, um die Anwender praxisnah auf die Nutzung der neuen Software vorzubereiten. Darüber hinaus werden Change-Management-Maßnahmen umgesetzt, einschließlich Kommunikation, Support-Strukturen und Feedback-Schleifen. Ziel ist es, die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen, die Anwenderkompetenz zu sichern und einen reibungslosen Go-Live zu ermöglichen.

Mein Beitrag zum Erfolg der Softwareauswahl

In vielen Unternehmen scheitert Softwareauswahl und -integration nicht an der Technik, sondern an unklaren Entscheidungen, unvollständigen Anforderungen und fehlender Verankerung in Organisation und Betrieb. Aus der Begleitung zahlreicher Softwareauswahl- und Einführungsprojekte weiß ich, dass ein strukturiertes, nachvollziehbares Vorgehen entscheidend dafür ist, Investitionsrisiken zu reduzieren und tragfähige Entscheidungen zu ermöglichen.
Vor diesem Hintergrund unterstütze ich Unternehmen bei der Bewertung und Auswahl von Anwendungen, der Übersetzung fachlicher Zielbilder in belastbare Anforderungen sowie der Entwicklung konsistenter fachlicher und technischer Konzepte – von klassischen IT-Systemen bis hin zu datengetriebenen und KI-basierten Lösungen. Ziel ist dabei stets, Entscheidungsgrundlagen zu schaffen, die sowohl fachlich fundiert als auch strategisch anschlussfähig sind.
Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist die Umsetzung. Unzureichende Teststrategien, fehlende Qualitätssicherung oder unklare Verantwortlichkeiten führen häufig dazu, dass Systeme zwar eingeführt, aber nicht wirksam genutzt werden. Daher begleite ich Projekte entlang des gesamten Einführungsprozesses – einschließlich Testmanagement, Qualitätssicherung sowie der Befähigung von Anwendern und Organisation – mit dem klaren Fokus auf Stabilität und Betriebsfähigkeit.
Durch meine Erfahrung im Projekt- und Programmmanagement betrachte ich Softwareeinführungen als unternehmensweite Veränderungsvorhaben. Ich stelle sicher, dass fachliche, technische und organisatorische Aspekte abgestimmt gesteuert werden und Entscheidungen transparent, belastbar und rechtzeitig getroffen werden können.
Ziel meiner Arbeit ist es, Softwareinvestitionen planbar, steuerbar und nachhaltig wirksam zu machen. Nicht die schnelle Auswahl, sondern eine belastbare Implementierung mit messbarem Nutzen für das Unternehmen steht dabei im Mittelpunkt.